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香港科技大學 採用DocNet電子文件管理系統 年省逾萬紙張

• 「DocNet 最出色之處是為用戶提供極高的靈活性……」
  
  「DocNet的Web based 操作模式使一般人都可以輕易掌握及應用……就算身處外地，亦可隨時存取文件！」                   
  
  
  香港科技大學機械工程學系首席技術助理李兆基先生

香港科技大學機械工程學系自2003年1月起採用Konica Minolta之電子文件管理系統-DocNet，期能在工序與工作流程的處理上更具效率，並符合成本效益。

沒有統一存檔系統的日子...

學系首席技術助理李兆基先生表示，在引入DocNet系統前，系內並無統一且集中的資料及文件儲存方案，各員工以不同的方式存檔，在索取相互資料或翻查文件檔案時，往往會因彼此存檔方式之差異而無所適從，難以在短時間內取得所需資訊，甚或必須在負責存檔同事的協助下，才能完成有關工作。

過去，學系員工需將文件如發票或購貨單等先複印數份，再以人手分發給有關同事或單位作參考或存檔之用。然而，此舉本身已甚瑣碎費時，若文件有任何改動，員工便需將上述步驟重複進行，出現浪費人力及資源如紙張及碳粉等之問題。

此外，員工翻查資料或文件時，必須前往文件存放的所在地如文件櫃或供提取資料的電腦系統，直接影響工作流程及效率。

分享成功經驗 - 有效節省成本，大大提昇效率.

中央資料儲存系統
自從引進Konica Minolta 的DocNet電子文件管理系統後，機械工程學系的員工便可使用易於管理操控的中央系統，處理採購事宜的存檔工作。各員工只需使用獲授權的密碼及用戶戶口，即可不受時間及地點限制，輕輕鬆鬆地在資料庫提存所需資訊。DocNet系統不但大大提昇學系的整體工作效率，更能有效節省開支成本。李兆基先生與我們分享其成功經驗如下：


節省成本及資源
在節省成本的課題上，李氏給予DocNet極高的評價。李氏透露，目前主要使用DocNet 的同事約有20多名，在現今事事以成本效益為前提的經濟環境下，DocNet為機械工程學系提供了一個理想的選擇：DocNet系統本身價格合理，而且在每增加一個用戶時，毋需額外繳交新增用戶牌照費用，有效控制成本。因此，日後若學系擴充人手，亦毋需擔心牌照費用增加，有效加快系統的普及應用。DocNet在這方面較市場上其他軟件系統優勝，最適合現時強調開源節流的大專院校。


提昇運作效率及靈活性
DocNet以軟件方式儲存文件及資料，學系員工在處理文件及資料存取時可以突破地點及系統界限，隨時隨地在互聯網提存所需資訊，大大增加工序的靈活性，提高工作效率。


此外，文件派送的工序亦因數碼化及中央儲存而得以減省，員工只要將資料存檔，然後發放電郵通知有關用戶到指定位置提取資料，讓用戶自行決定是否需要列印或以其他方式處理，便毋需重複影印及派送的繁複過程，有助提高效率，節省時間及金錢。

設計簡易 方便用戶操作
在用戶介面上，DocNet設計方便易用，讓學系採購人員自行設定各個存檔欄目的名稱，極具彈性，進一步切合部門的真正需要。


李氏指出：「DocNet 最出色之處是為用戶提供極高的靈活性，例如一般的軟件只有已定的欄位，用戶要在應用時作遷就…... DocNet則讓使用者自行決定及增減欄位及名稱」，同時「DocNet系統又在不斷Upgrade (升級)，介面更趨精美，功能亦逐步加強… 」反映了DocNet在設計上以客為本的宗旨。

李氏更表示：「DocNet的Web based 操作模式使一般人都可以輕易掌握及應用……就算身處外地，亦可隨時存取文件！」反映了DocNet在設計上以客為本的宗旨。

減少用紙 保護環境
DocNet更為機械工程學系造就了一個無紙化的工作環境，為學系每年節省用紙多達2萬張！李氏闡釋道：「由去年到現在，我們已儲存了1055個採購項目記錄，以每個記錄8-10 張紙計，單在這個方面便可省卻逾萬頁紙張！」這不但符合環保原則，更是直接減省成本的例證。而統一集中資料儲存的方法，又讓員工不需再為建立或保持個別存檔系統而浪費寶貴的時間，可將精力集中在其他工序，自然可進一步提昇整體工作效率。

產品以外 - 度身訂造靈活性高

在總結對DocNet的評價時，李氏認為：「這個世界不會有一套電子文件管理軟件，能百分百切合自己的用途。就算是自己度身編寫一套軟件，在數年後當你完成編寫時，可能已經過時。」因此，靈活性極高的現成軟件如DocNet電子文件管理系統，正能適時配合需要，減省內部自行研發有關系統的成本。


對機構的個別部門或中小企業而言，由於人手及資源所限，自行以內部資源編寫應用程式未必是最理想的做法，反而採用由大集團精心研發、具高質素的現成軟件如Konica Minolta的DocNet系統，更合乎經濟效益。

DocNet系統提供高靈活性的自定使用者介面，專為配合個別行業或公司的需要而設，難怪成為市場上備受用戶歡迎的系統之一。

售後服務支援完善

除產品本身的設計及功能外，售後服務的質素亦不容忽視。在技術支援及服務方面，Konica Minolta不單為機械工程學系提供完善的培訓課程，協助用戶掌握軟件及產品的應用及性能，集團的優質營銷隊伍、客戶服務及熱線支援更是見著於市場，為學系帶來無憂的工作環境！難怪李兆基先生與其工作夥伴均對DocNet系統感到滿意，更表示樂意與其他學系職員分享使用DocNet的心得及經驗

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