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資訊是每一間企業最寶貴的資產。然而，不論一間企業儲存了多少數據，若用戶不能迅速地搜尋、取閱及應用這些資料，也是徒然的。據有關調查指出，專業人士每年最少浪費超過150小時來尋找一些錯誤歸檔的文件，以及每年花費多於500小時重閱日常文件。(資料來源： International Records Management Council Study)

另一項調查則顯示，一般白領工人使用超過70%的工作時間於文件處理上。每年需要使用的原稿文件更多至300億張。（資料來源： Kevin Craine，EDPP）

一些美國的公司每年需花費 250億元至 350億元處理紙張文件的歸檔、儲存、及提取。（資料來源：IDC）

上述種種的因素，說明為何很多企業迫切地尋求一套完善的管理方案以增強競增力。