KONICA MINOLTA

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Compliance

System zur Stärkung der Compliance

Für Konica Minolta hat Compliance bei allen Unternehmensaktivitäten die höchste Priorität, weshalb eine Struktur zur Stärkung der Compliance aufgebaut wurde, um die Gruppe insgesamt zu überwachen.
Bei Konica Minolta bestimmt der Chief Compliance Officer wichtige Themen zur Stärkung der Compliance in der Gruppe und er ist verantwortlich für die Förderung und Überwachung von Compliance-Aktivitäten wie Maßnahmen zur Korruptionsbekämpfung und zum Schutz persönlicher Daten. Der Chief Compliance Officer berichtet direkt an den Präsidenten und CEO von Konica Minolta, Inc., bei dem die oberste Verantwortung für Compliance in der Gruppe liegt. Der Chief Compliance Officer beruft das Group Compliance Committee ein, das aus Führungskräften mit Compliance-Verantwortung aus Unternehmensabteilungen, die gruppenweite Funktionen wahrnehmen, besteht.
Darüber hinaus fördern der General Manager jeder Abteilung von Konica Minolta, Inc. und die Präsidenten von Unternehmen der Gruppe in Japan und anderen Ländern Compliance in ihren Positionen als offiziell Verantwortliche für die Compliance in ihren Organisationen. Sie berichten regelmäßig an den Chief Compliance Officer über Fortschritte und Compliance-Ereignisse. Der Chief Compliance Officer berichtet regelmäßig an das Auditkomitee über den Fortschritt von Compliance-Aktivitäten und wichtige Compliance-Angelegenheiten in der Gruppe.

Weltweites Unterstützungssystem der Gruppe

Die Rechtsabteilung von Konica Minolta, Inc., die als Büro zur Unterstützung der Compliance in der Gruppe dient, assistiert dem Chief Compliance Officer, indem sie Richtlinien für das Geschäftsjahr und Maßnahmen zur Förderung der Compliance in der Gruppe entwirft. Sie unterstützt auch die Compliance-Aktivitäten der Abteilungen und Tochtergesellschaften.
Der Chief Compliance Officer ernennt außerdem regionale Compliance-Koordinatoren in Europa, Nordamerika, China und Südostasien und beauftragt sie mit der Umsetzung von Aktivitäten zur Stärkung der Compliance unter Berücksichtigung der Bedingungen in der jeweiligen Region.
Im Geschäftsjahr 2015 arbeiteten der Chief Compliance Officer und regionale Compliance-Koordinatoren zusammen, um neu gekauften Unternehmen inner- und außerhalb von Japan sowie kleiner Unternehmen der Gruppe dabei zu helfen, Compliance- Maßnahmen zu übernehmen, um Compliance nach und nach in der gesamten Konica Minolta Gruppe einzuführen.

Interne Hotline-Systeme

Konica Minolta arbeitet an der Einrichtung und Verbesserung interner Hotlines. In Japan ist die gruppenweite Hotline verfügbar, sodass Mitarbeiter Rat suchen und über verschiedene Kanäle wie Telefon oder E-Mail direkten Kontakt mit dem Präsidenten, Chief Compliance Officer, General Manager der Rechtsabteilung oder einem externen Anwalt aufnehmen können, wenn sie ein Verhalten erkennen, das möglicherweise gegen die Compliance verstößt. Ähnliche Hotlines gibt es auch in Nordamerika und Europa. Seit dem Geschäftsjahr 2015 wird versucht, das Hotline-System durch die Einrichtung externer Hotlines in China zu erweitern, damit Mitarbeiter externe Anwälte kontaktieren können.

Verhinderung von Korruption

In der Leitlinie der Konica Minolta Gruppe für den Verhaltenskodex sind Grundregeln für die Vermeidung von Korruption festgelegt, z. B. das Verbot der Annahme von Geschenken und Bewirtungen und der Entgegennahme von Schmiergeld. Das Büro zur Unterstützung der Compliance in der Gruppe und regionale Compliance-Verantwortliche analysieren Risiken in jedem Land und helfen bei der Umsetzung von Maßnahmen durch Unternehmen der Gruppe und der Durchführung permanenter Schulungen, die an die jeweiligen Gesetze und Gebräuche angepasst sind. Zur Bewertung der Risiken in den einzelnen Ländern dienen der Corruption Perception Index* und weitere Indikatoren.
Es gab im Geschäftsjahr 2015 keine Fälle von Bestechung oder Korruption.

*
Der Corruption Perception Index wird von Transparency International (TI) veröffentlicht, einer gemeinnützigen Organisation, die auf internationaler Ebene gegen Korruption kämpft, indem sie Länder untersucht und sie nach dem Grad der Korruption in Staat und Privatwirtschaft einstuft.

Einhaltung von Kartellgesetzen

Das Büro zur Unterstützung der Compliance in der Gruppe und regionale Compliance-Verantwortliche unterstützen die Umsetzung von Maßnahmen durch Unternehmen der Gruppe und die Durchführung permanenter Schulungen, die an die Gesetze und Geschäftsumgebung der jeweiligen Region angepasst sind. Zum Beispiel sind in China bestimmte Richtlinien zu Geschenken und Bewirtungen in einem eigenen Compliance-Handbuch festgelegt und es gibt Schulungen zur Vermeidung von Schmiergeldzahlungen. In Japan finden Seminare zum Umgang mit Transparenzrichtlinien in der Gesundheitsbranche statt. Diese Schritte zeigen Konica Minoltas Bemühungen zur Förderung praxisnaher Maßnahmen, die den betreffenden Gesetzen im jeweiligen Land entsprechen.
Es gab im Geschäftsjahr 2015 keine Probleme in Verbindung mit Kartellgesetzen.

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