KONICA MINOLTA

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Compliance

System zur Stärkung der Compliance

Für Konica Minolta hat Compliance bei allen Unternehmensaktivitäten die höchste Priorität, weshalb eine Struktur zur Stärkung der Compliance aufgebaut wurde, um die Gruppe insgesamt zu überwachen.
Bei Konica Minolta bestimmt der Chief Compliance Officer wichtige Themen zur Stärkung der Compliance in der Gruppe und er ist verantwortlich für die Förderung und Überwachung von Compliance-Aktivitäten wie Maßnahmen zur Korruptionsbekämpfung und zum Schutz persönlicher Daten. Der Chief Compliance Officer berichtet direkt an den Präsidenten und CEO von Konica Minolta, Inc., bei dem die oberste Verantwortung für Compliance in der Gruppe liegt. Der Chief Compliance Officer beruft das Group Compliance Committee ein, das aus Führungskräften mit Compliance-Verantwortung aus Unternehmensabteilungen, die gruppenweite Funktionen wahrnehmen, besteht.
Darüber hinaus fördern der General Manager jeder Abteilung von Konica Minolta, Inc. und die Präsidenten von Unternehmen der Gruppe in Japan und anderen Ländern Compliance in ihren Positionen als offiziell Verantwortliche für die Compliance in ihren Organisationen. Sie berichten regelmäßig an den Chief Compliance Officer über Fortschritte und Compliance-Ereignisse. Der Chief Compliance Officer berichtet regelmäßig an das Auditkomitee über den Fortschritt von Compliance-Aktivitäten und wichtige Compliance-Angelegenheiten in der Gruppe.

Weltweites Unterstützungssystem der Gruppe

Die Rechtsabteilung von Konica Minolta, Inc., die als Büro zur Unterstützung der Compliance in der Gruppe dient, assistiert dem Chief Compliance Officer, indem sie Richtlinien für das Geschäftsjahr und Maßnahmen zur Förderung der Compliance in der Gruppe entwirft. Sie unterstützt auch die Compliance-Aktivitäten der Abteilungen und Tochtergesellschaften.
Der Chief Compliance Officer ernennt außerdem regionale Compliance-Koordinatoren in Europa, Nordamerika, China und Südostasien und beauftragt sie mit der Umsetzung von Aktivitäten zur Stärkung der Compliance unter Berücksichtigung der Bedingungen in der jeweiligen Region.
Im Geschäftsjahr 2016 arbeiteten der Chief Compliance Officer und regionale Compliance-Koordinatoren zusammen, um neu gekauften Unternehmen inner- und außerhalb von Japan sowie kleiner Unternehmen der Gruppe dabei zu helfen, Compliance- Maßnahmen zu übernehmen, um Compliance nach und nach in der gesamten Konica Minolta Gruppe einzuführen.

Interne Hotline-Systeme

Konica Minolta arbeitet an der Einrichtung und Verbesserung interner Hotlines. In Japan ist die gruppenweite Hotline verfügbar, sodass Mitarbeiter Rat suchen und über verschiedene Kanäle wie Telefon oder E-Mail direkten Kontakt mit dem Präsidenten, Chief Compliance Officer, General Manager der Rechtsabteilung oder einem externen Anwalt aufnehmen können, wenn sie ein Verhalten erkennen, das möglicherweise gegen die Compliance verstößt. Ähnliche Hotlines gibt es auch in Nordamerika und Europa. Seit dem Geschäftsjahr 2015 wird versucht, das Hotline-System durch die Einrichtung externer Hotlines in China zu erweitern, damit Mitarbeiter externe Anwälte kontaktieren können.

Verhinderung von Korruption

Die Leitlinie der Konica Minolta Gruppe für den Verhaltenskodex enthält allgemeine Richtlinien für die Verhinderung von Korruption. Sie schließt ein Verbot der Annahme von Geschenken und Bewirtungen, ein Verbot der Annahme von Schmiergeld sowie ein striktes Verbot von Kontakten mit dem organisierten Verbrechen ein.
Die Verhinderung von Korruption wird im jährlichen Plan der Gruppe zur Compliance-Förderung als eine gruppenweite Konica Minolta Aufgabe mit hoher Priorität bezeichnet. Das Büro zur Unterstützung der Compliance in der Gruppe bietet in Zusammenarbeit mit den regionalen Compliance-Koordinatoren Schulungen, die an den Gesetzen und Praktiken des jeweiligen Landes ausgerichtet sind, für Geschäftsbereiche und Tochtergesellschaften von Konica Minolta, Inc. in und außerhalb Japans an.
Es gab im Geschäftsjahr 2016 keine Fälle von Bestechung oder Korruption.

Einhaltung von Kartellgesetzen

Die Gruppe unternimmt Schritte zur Einhaltung von Kartellgesetzen und führt Schulungen durch, die an den Gesetzen und Geschäftsumgebungen der jeweiligen Region ausgerichtet sind.
Die Einhaltung von Kartellgesetzen sicherzustellen, wurde im jährlichen Plan der Gruppe zur Compliance-Förderung als gruppenweite Aufgabe mit hoher Priorität bezeichnet. Unter Führung des Büros zur Unterstützung der Compliance in der Gruppe und der regionalen Compliance-Koordinatoren werden permanente Schulungen angeboten, die an den Gesetzen und der Geschäftsumgebung der jeweiligen Region ausgerichtet sind. Über den Status der Schulungen und über Probleme und Risiken in Verbindung mit Kartellgesetzen wird der Chief Compliance Officer regelmäßig in einem Compliance-Bericht informiert.
Es gab im Geschäftsjahr 2016 keine Probleme in Verbindung mit Kartellgesetzen.

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