KONICA MINOLTA

Présentation

Giving Shape to Ideas

Conformité

Système de promotion de la conformité

La conformité est la priorité numéro une de Konica Minolta dans toutes ses activités. C'est pourquoi une structure de promotion de la conformité supervise le Groupe dans son ensemble.
Chez Konica Minolta, le responsable de la conformité décide des questions importantes relatives à la promotion de la conformité dans le Groupe. Il est responsable de promouvoir et de superviser les activités de conformité comme les mesures de lutte contre la corruption ou de protection des informations personnelles. Le responsable de la conformité est sous la direction directe du P.D.G. de Konica Minolta, Inc. qui assume la responsabilité finale de toutes les décisions relatives à la conformité dans le Groupe. Le responsable de la conformité réunit le comité de conformité du Groupe qui est composé de cadres responsables de la conformité dans différents services intervenant à tous les niveaux du Groupe.
Afin de promouvoir la conformité dans chaque service de Konica Minolta, Inc., la responsabilité de la conformité est confiée au directeur général de chaque service et aux présidents des entreprises du Groupe, au Japon comme à l'étranger. Ils rendent régulièrement compte des progrès et des grands événements organisés au responsable de la conformité. Le responsable de la conformité rend compte périodiquement des progrès des activités de conformité et des principaux problèmes de conformité du Groupe au comité d'audit.

Système de soutien à la conformité du Groupe à l'échelle mondiale

La division juridique de Konica Minolta, Inc. épaule le responsable de la conformité en agissant comme bureau de conformité du Groupe et rédige les avant-projets et les mesures concernant la promotion de la conformité au niveau du Groupe pour l'exercice en cours. Elle soutient également les activités de conformité de chaque service et filiale.
Le responsable de la conformité nomme également des coordinateurs régionaux de la conformité en Europe, en Amérique du Nord, en Chine et dans l'Asie du Sud Est, chargés de mettre en oeuvre les activités de promotion de la conformité selon la situation de chaque région.
En 2016, le bureau de conformité du Groupe et les coordinateurs régionaux de la conformité ont collaboré pour aider les entreprises récemment acquises au Japon et à l'étranger, ainsi que les petites entreprises du Groupe, à adopter les mesures de conformité afin d'insuffler l'esprit de conformité au Groupe Konica Minolta.

Systèmes de hotlines internes (ligne d'assistance)

Konica Minolta travaille à l'élaboration et l'amélioration de lignes d'assistance (ou « hotlines ») internes. Au Japon, la ligne d'assistance applicable à l'ensemble du Groupe est mise à disposition des collaborateurs qui cherchent conseil ou qui désirent entrer directement en contact avec le président, le responsable de la conformité, le directeur général de la division juridique ou un avocat externe pour signaler un manquement qui pourrait avoir des répercutions en matière de conformité. Ils peuvent utiliser la ligne téléphonique ou la messagerie électronique. D'autres lignes similaires ont été instaurées en Amérique du Nord et en Europe également. Au début de l'exercice 2015, des efforts ont été faits pour développer ce système et établir des hotlines externes en Chine de façon à ce que les collaborateurs puissent contacter des avocats à l'étranger.

Prévention de la corruption

Le document du Groupe Konica Minolta, Group Guidance for the Charter of Corporate Behavior (Guide du Groupe Konica Minolta concernant la Charte de Bonne Conduite de l'Entreprise), donne des recommandations concernant la prévention de la corruption. Ce document interdit l'extorsion de cadeaux et de divertissement ainsi que l'acceptation de pots de vin, et bannit tout contact avec la criminalité organisée.
La prévention de la corruption a été définie comme une priorité pour l'ensemble du Groupe dans le Plan annuel de promotion de la conformité du Groupe. Le Bureau de soutien de la conformité du Groupe, en collaboration avec les coordinateurs de conformité dans les régions, sont responsables des actions de formation conformes à la législation et aux pratiques de chaque pays, dans les divisions et les filiales de Konica Minolta, Inc. à la fois dans et hors du Japon.
Aucun incident relatif à des pots de vin ou à de la corruption n'a été référencé pendant l'exercice 2016.

Conformité aux lois antitrust

Le Groupe prend des mesures pour être en conformité avec les lois antitrust et organise des formations conformes aux lois et aux pratiques de chaque région.
La conformité aux lois antitrust a été définie comme une priorité pour l'ensemble du Groupe dans le Plan annuel de promotion de la conformité du Groupe. Le bureau de promotion de la conformité et les coordinateurs régionaux de la conformité prennent l'initiative dans le déploiement de formations conformes à la législation et aux pratiques de chaque région. Un rapport régulier sur la conformité transmis au responsable de la conformité détaille l'état des formations, ainsi que les problèmes et les risques liés aux lois antitrust.
Pendant l'exercice 2016, aucun problème lié aux lois antitrust n'a été identifié.

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