KONICA MINOLTA

Présentation

Giving Shape to Ideas

Conformité

Système de promotion de la conformité

La conformité est la priorité numéro une de Konica Minolta dans toutes ses activités. C'est pourquoi une structure de promotion de la conformité supervise le Groupe dans son ensemble.
Chez Konica Minolta, le responsable de la conformité décide des questions importantes relatives à la promotion de la conformité dans le Groupe. Il est responsable de promouvoir et de superviser les activités de conformité comme les mesures de lutte contre la corruption ou de protection des informations personnelles. Le responsable de la conformité est sous la direction directe du P.D.G. de Konica Minolta, Inc. qui assume la responsabilité finale de toutes les décisions relatives à la conformité dans le Groupe. Le responsable de la conformité réunit le comité de conformité du Groupe qui est composé de cadres responsables de la conformité dans différents services intervenant à tous les niveaux du Groupe.
Afin de promouvoir la conformité dans chaque service de Konica Minolta, Inc., la responsabilité de la conformité est confiée au directeur général de chaque service et aux présidents des entreprises du Groupe, au Japon comme à l'étranger. Ils rendent régulièrement compte des progrès et des grands événements organisés au responsable de la conformité. Le responsable de la conformité rend compte périodiquement des progrès des activités de conformité et des principaux problèmes de conformité du Groupe au comité d'audit.

Système de soutien à la conformité du Groupe à l'échelle mondiale

La division juridique de Konica Minolta, Inc. épaule le responsable de la conformité en agissant comme bureau de conformité du Groupe et rédige les avant-projets et les mesures concernant la promotion de la conformité au niveau du Groupe pour l'exercice en cours. Elle soutient également les activités de conformité de chaque service et filiale.
Le responsable de la conformité nomme également des coordinateurs régionaux de la conformité en Europe, en Amérique du Nord, en Chine et dans l'Asie du Sud Est, chargés de mettre en oeuvre les activités de promotion de la conformité selon la situation de chaque région.
En 2015, le bureau de conformité du Groupe et les coordinateurs régionaux de la conformité ont collaboré pour aider les entreprises récemment acquises au Japon et à l'étranger, ainsi que les petites entreprises du Groupe, à adopter les mesures de conformité afin d'insuffler l'esprit de conformité au Groupe Konica Minolta.

Systèmes de hotlines internes (ligne d'assistance)

Konica Minolta travaille à l'élaboration et l'amélioration de lignes d'assistance (ou « hotlines ») internes. Au Japon, la ligne d'assistance applicable à l'ensemble du Groupe est mise à disposition des collaborateurs qui cherchent conseil ou qui désirent entrer directement en contact avec le président, le responsable de la conformité, le directeur général de la division juridique ou un avocat externe pour signaler un manquement qui pourrait avoir des répercutions en matière de conformité. Ils peuvent utiliser la ligne téléphonique ou la messagerie électronique. D'autres lignes similaires ont été instaurées en Amérique du Nord et en Europe également. Au début de l'exercice 2015, des efforts ont été faits pour développer ce système et établir des hotlines externes en Chine de façon à ce que les collaborateurs puissent contacter des avocats à l'étranger.

Prévention de la corruption

Les fondements de la lutte contre la corruption sont indiqués dans le document Group Guidance for the Charter of Corporate Behavior (Guide du Groupe Konica Minolta concernant la Charte de Bonne Conduite de l'Entreprise). Il interdit notamment l'acceptation de cadeaux, de divertissements ou de pots de vin. Le bureau de conformité du Groupe et les coordinateurs régionaux de la conformité analysent les risques dans chaque pays et encouragent les entreprises du Groupe à prendre des mesures de prévention et à informer les collaborateurs en continu, en fonction de l'évolution des lois et des pratiques. Les risques sont évalués à partir de l'Indice de perception de la corruption* et d'autres indicateurs nationaux.
Aucun incident relatif à des pots de vin ou à de la corruption n'a eu lieu pendant l'exercice2015.

*
L'Indice de perception de la corruption est publié par Transparency International (TI), association à but non lucratif qui travaille à la prévention de la corruption dans le monde entier en évaluant des pays et en les classant en fonction de leur niveau de corruption dans les secteurs public et privé.

Conformité aux lois antitrust

Le bureau de conformité du Groupe et les coordinateurs régionaux de la conformité aident les entreprises du Groupe à prendre des mesures de prévention et à informer les collaborateurs en continu, en fonction de l'évolution des lois et des pratiques commerciales locales. Par exemple, en Chine, des lignes directrices spécifiques concernant les cadeaux et divertissements ont été introduites dans le manuel de conformité pour la Chine et des formations sont données pour prévenir la corruption. Au Japon, des séminaires sur la transparence dans le secteur médical sont organisés. Ces différentes initiatives montrent que Konica Minolta tient à encourager le respect des lois dans chacun des pays où elle opère.
Pendant l'exercice 2015, aucun problème lié aux lois antitrust n'a eu lieu.

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