シフト作成時間を50％以上削減。複雑な勤務条件にも対応し、管理職の業務負担を軽減

2026年7月

複雑な勤務条件を抱える介護施設でも、シフト作成を効率化。miramosの導入により、作成時間の削減だけでなく、管理職の残業削減や職員のスマートフォン活用、採用活動でのアピールにもつながりました。

導入効果のポイント

・シフト作成時間を半分以下に削減
・シフト作成に伴う管理職の残業をほぼゼロに
・ICT活用による先進的な法人イメージの発信にも貢献

東京都渋谷区にある特別養護老人ホーム「パール代官山」は、入居定員50名、ショートステイ10床を併設する介護施設です。

常勤約20名、非常勤13名の計33名の職員が勤務する同施設では、複雑な勤務条件を踏まえたシフト作成に大きな負担がかかっていました。

そこで、シフト作成業務の効率化を目的に「miramos」を導入。導入から約1年が経過したタイミングで、導入の背景や活用後の効果についてお話を伺いました。

導入前の課題

33名の職員と60床を支える、複雑なシフト作成が大きな負担に

夜勤・早番・遅番といった勤務区分に加え、職員ごとに勤務可能な時間帯や担当できるフロアが異なるなど、勤務条件は多岐にわたっていました。さらに、2階・3階フロアを一体で運用しているため、全職員を対象に全体最適を考えながらシフトを作成する必要があり、担当者の負担は非常に大きい状況でした。

「シフト作成には非常に時間がかかっていました。職員によって勤務できる時間帯やフロアが異なり、条件も複雑です。ほぼ一人で全体のシフトを組んでいたため、業務負荷が非常に高い状況でした。」

また、Excelでシフト作成を行っていたため、公休日数や夜勤回数、人員配置基準などの確認も手作業で行っていました。条件の見落としがないよう何度も確認する必要があり、作成者にとって精神的な負担も大きかったといいます。

miramosとの出会い

柔軟な条件設定に期待

シフト作成業務を改善するため、同施設では複数のシフト管理システムを比較検討しました。その中でmiramosに関心を持った理由は、職員ごとの細かな条件を柔軟に設定できる点でした。

「ホームページを見た際に、相性設定など細かな条件設定に対応できそうだと感じました。当施設は特殊な勤務条件が多いため、その柔軟性が大きな魅力でした。」

導入前の不安

本当に複雑なシフトに対応できるのか

一方で、導入前には「本当に複雑なシフトに対応できるのか」という不安もありました。

「当施設は職員ごとの条件が非常に多く、人員配置も余裕があるわけではありません。本当にAIでシフトが作れるのかという不安は正直ありました。」

しかし、トライアルで実際の条件を設定して確認したことで、その不安は解消されていきました。

「実際に試してみると、複雑な条件がしっかり反映されていました。シフト作成担当者同士で『これはすごい』と話したのを覚えています。」

導入の決め手

現場と法人、それぞれの課題を解決

導入の決め手となったのは、現場と法人本部、それぞれの課題を同時に解決できる点でした。現場では、次の点が評価されました。

・複雑な条件設定に対応できること
・シフト作成業務を効率化できること

一方、法人本部では、次のような管理面での活用が期待されました。

・人員配置基準の管理
・加算要件のチェック
・法令順守状況の可視化

「現場は作りやすさ、法人は管理のしやすさを重視していました。その両方を満たせたことが導入の決め手でした。」

導入効果①

シフト作成時間が半分以下に

最も大きな効果は、シフト作成時間の削減でした。

以前は、希望休の集計からシフト作成、確認・調整までに多くの時間を要していました。15日に希望休を締め切っても、シフトの確定が月末近くになることも少なくありませんでした。

導入後は25日頃までにシフトを公開できるようになり、作業時間も半分以下に削減できたといいます。

「希望休と夜勤配置が自動で反映されるだけでも負担は大きく減りました。作業量も時間も半分以下になったと実感しています。」

導入効果②

シフト作成に伴う残業がほぼゼロに

シフト作成担当者は現場勤務も兼務しているため、以前は残業や夜勤中にシフト作成を行うことが一般的でした。

現在は、miramosで作成したシフトを確認・調整する流れになったことで、シフト作成に伴う残業はほぼなくなったとのことです。

「管理職になると残業が増えるというイメージがありますが、その負担を軽減できました。管理職自身が早く帰れるようになったことも大きな成果です。」

導入効果③

職員にも受け入れられたスマホ運用

導入時には、高齢職員がスマートフォン操作に対応できるか不安もありました。

しかし実際には、多くの職員がスムーズに利用を開始。外国人職員からも「スマートフォンの方が分かりやすい」という声があったといいます。

「思っていた以上にスムーズに浸透しました。職員のほとんどが問題なく利用できています。」

導入効果④

新卒採用でも大きなアピールポイントに

意外な効果として挙げられたのが、採用活動への好影響です。

法人説明会では、AIやICT活用について積極的に発信しており、学生から大きな関心を集めているそうです。

「AIを活用したシフト作成を導入していることが、先進的な法人という印象につながっています。」

さらに、今年度の新卒採用では目標3名に対し7名の内定を獲得。ICT活用を前面に打ち出した採用活動の成果の一つとして、miramosの導入も先進的な法人イメージの発信に寄与していると感じているそうです。

今後期待すること

今後の要望として、職員間のコミュニケーションをより円滑にする機能への期待が挙げられました。

勤務変更の依頼や情報共有をシステム上で行えるチャット機能や、メールよりも気付きやすい通知機能など、現場での使いやすさをさらに高める機能への期待を寄せていただきました。

シフト作成に悩む施設へのメッセージ

最後に、同じ課題を抱える介護施設へのメッセージをいただきました。

「コストや使いやすさへの不安はあると思いますが、まずは使ってみることをおすすめします。思った以上に簡単で、業務削減効果も大きいです。機械が苦手な方でも使える仕組みですし、サポートも充実しています。シフト作成に悩んでいる管理者やリーダーの方には、ぜひ一度試していただきたいです。」

サポート担当より

miramosでは、今後も営業・カスタマーサポート・開発が一体となり、現場の皆さまにより使いやすいサービスを提供できるよう努めてまいります。

コニカミノルタは現在、「miramos」への評価や意見をフィードバックしてくださる事業所・施設様を対象に無償トライアルを提供しております。

詳細や資料請求などは以下のバナーからお問い合わせくださいませ。