柯尼卡美能达

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遵守法规

遵守法规推进体制

集团遵守法规推进体制

构建集团整体统一的遵守法规推进体制。

柯尼卡美能达在集团遵守法规最高负责人柯尼卡美能达株式会社总裁兼CEO的领导下,由遵守法规担当执行董事负责决定集团遵守法规推进方面的重要事项,肩负遵守防腐败及保护个人信息等法规的推进及统一管理之职责。为执行该职责,作为遵守法规担当执行董事咨询机关,由负责公司各功能的执行董事构成“集团遵守法规委员会”。
柯尼卡美能达株式会社里各个部门的部长作为各自部门的遵守法规负责人,以及国内外集团公司的各公司董事长总经理作为各自公司的遵守法规负责人,都建立了各自的推进遵守法规的体制。此外,遵守法规担当执行董事对于集团内的遵守法规推进状况及重要问题要定期向审查委员会报告。


遵守法规推进体制

集团及全球支援体制

加强遵守法规活动中的集团协作。

为了辅佐遵守法规担当执行董事的工作,柯尼卡美能达株式会社的法务部门作为遵守法规推进支援部门,在承担推进集团遵守法规方面相关的重要事项及推进政策策划工作的同时,还对各部门及集团各公司遵守法规活动进行直接或间接性的支援,以及对跨组织信息管理进行援助。
此外遵守法规担当执行董事还在欧洲、北美、中国及东南亚当地遵守法规协调人,实行符合海外各地区实情的遵守法规推进活动。
2016年度,遵守法规推进支援部门和当地遵守法规推进支援董事合作,帮助新收购的国内外公司及小规模的集团公司引进合规制度,让柯尼卡美能达的遵守法规意识在整个集团扎根。

确认遵守法规推进计划的制定和推进状况

制定遵守法规推进计划,规定必须向各部门及集团各公司汇报实施措施的推进状况。

柯尼卡美能达为了在集团内推进遵守法规,遵守法规推进部门在当地遵守法规协调人地协助下,拟定中期遵守法规推进计划,并选定遵守法规担当执行董事。根据中期计划制定出各年度的方针和计划,并要求各部门及集团各公司都遵循计划来实施措施。
柯尼卡美能达株式会社规定,各部门及日本国内集团公司的遵守法规负责人每个月、海外集团公司的遵守法规负责人每个季度,必须制作遵守法规报告书,记载有针对各自部门或各公司措施的实施状况及遵守法规相关问题,并向遵守法规担当执行董事汇报。
基于向遵守法规担当执行董事汇报的内容,遵守法规推进支援部门和当地的遵守法规推进支援董事酌情合作,在整个集团开展遵守法规推进与支援活动,至于课题则反映到下一年度的遵守法规推进计划中。。
社长的直辖组织经营审计室负责柯尼卡美能达株式会社以及国内外子公司的内部审计。内部审计也会从遵守法规的角度来执行,对于根据年度计划的措施实施状况及贯彻遵守法规的体制等也会进行细致地审查。对抽取的课 题要制定更正计划,在遵守法规推进支援部门及当地遵守法规推进协调人的协助下实施,并在跟踪监查时进行确认。

2016年度未曾发生必须要向公司外汇报的遵守法规方面的重大问题。

内部举报体系(帮助热线)

集团各公司致力于整顿并改善相关体系。


柯尼卡美能达集团帮助热线

柯尼卡美能达致力于整顿并改善内部举报窗口。在日本开设了帮助热线,员工可以在发现违规行为时,直接向总裁兼CEO、遵守法规担当执行董事、法务部长或外部律师(公司外部窗口)通过电话、电子邮件等多种方法进行直接联系、咨询。
2016年度,集团遵守法规帮助热线窗口接到过31件(其中公司外部窗口4件)举报。
海外也设立了内部举报窗口。美国的信息设备销售公司Konica Minolta Business Solutions U.S.A., Inc.设置了覆盖包括加拿大和墨西哥在内的北美全域内部举报窗口(Whistleblower’s Hotline)。在欧洲引进了以欧洲全域的集团公司为对象、能够应对多种语言的24小时举报系统(Integrity Hotline)。甚至在中国,于2015年设置了以中国国内所有的集团公司(香港法人除外)为对象、由外部律师接受举报的内部举报制度公司外部窗口;在东南亚,Konica Minolta Business Solutions Asia Pte. Ltd.(新加坡)设置了以在东南亚的集团公司为对象的内部举报窗口等。此外,国内外的子公司再次贯彻内部举报制度,以期制度的有效利用。
2016年,这些海外举报窗口接到过27件举报。
这些举报窗口均可匿名联系并咨询,而且不会因向举报窗口联系或咨询而给举报者带来不利影响。
对于举报内容,公司在避免给举报者带来不利影响的前提下慎重调查,并指令相关部门及时改善。此外集团遵守法规担当执行董事应将这些内部举报信息定期向监查委员会汇报。

无论日本国内外,在2016年度中,这些内部举报窗口尚未接到过必须公开的重大问题的举报。

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